Tietosuojaseloste

Rekisterin pitäjä

Seurana Oy
Heikkiläntie 7A, 00210 Helsinki
Y-tunnus: 2797210-9

Mirka Saarinen, toimitusjohtaja
mirka.saarinen@seurana.fi

Tietosuojavastaava

Seurana Oy
Heikkiläntie 7A, 00210 Helsinki
Y-tunnus: 2797210-9

Mirka Saarinen, toimitusjohtaja
mirka.saarinen@seurana.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja peruste

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja. Henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja täytäntöön panemiseksi sekä rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Käytämme keräämiämme henkilötietoja ylläpitääksemme, suojataksemme, tarjotaksemme ja parantaaksemme palveluitamme, sekä kehittääksemme uusia palveluita ja asiakassuhteitamme. Käytämme näitä tietoja myös tarjotaksemme räätälöityä sisältöä, kuten palveluita koskevia tarjouksia. Lisäksi käytämme henkilötietoja palvelua koskeviin tiedotteisiin, suoramarkkinointiin, laskutukseen ja tilastointiin. Asiakkaalla on lainmukainen oikeus kieltää henkilötietojensa käsittely suoramainontaa tai muuta suoramarkkinointia varten.
Henkilötietojen oikeusperuste: sopimus, jossa rekisteröity osapuolena.

Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme yhtä tai useampaa seuraavista henkilötiedoista:

• Etu- ja sukunimi
• Postiosoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite

Verkkosivuston vierailijoiden evästeitä käsitellään toiminnan ja käyttäjäkokemuksen parantamiseksi. Evästeiden käytöstä kerrotaan tarkemmin erikseen sivuston alareunan palkissa.

Henkilötietojen käsittely

Henkilötietojen käsittely – kuvien ottaminen ja jakaminen läheisille

Palvelun toteuttamisen yhteydessä asiakkaasta voidaan ottaa valokuvia, jotka liittyvät arkeen, tapahtumiin tai toimintaan. Kuvia voidaan käyttää asiakkaan omien läheisten tiedonsaannin ja yhteydenpidon tukemiseksi. Kuvien ottaminen ja jakaminen läheisille perustuu aina asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa antamaan kirjalliseen suostumukseen, joka dokumentoidaan palvelusuunnitelmassa palvelun aloituksen yhteydessä.

Kuvia jaetaan vain niille henkilöille, jotka asiakas on erikseen nimennyt, ja vain siinä laajuudessa kuin suostumuksessa on sovittu. Asiakkaalla on oikeus perua suostumuksensa milloin tahansa.

Henkilötietojen käsittely markkinointitarkoituksiin – nimi, ikä, paikkakunta ja kuvat

Seurana Oy voi käyttää asiakkaan etunimeä, ikää ja paikkakuntaa markkinointimateriaaleissa (esimerkiksi asiakastarinoissa, verkkosivustolla, tai esitteissä) asiakkaan antaman kirjallisen suostumuksen perusteella. Henkilötietoja käytetään vain siinä laajuudessa kuin asiakas on suostumuksessaan sallinut, eikä tietoja julkaista ilman nimenomaista lupaa. Suostumus annetaan kirjallisesti ja voidaan perua milloin tahansa ottamalla yhteyttä yritykseen.

Seurana Oy voi harkintansa mukaan käyttää asiakkaiden ja heidän seuralaistensa kuvia markkinointitarkoituksiin (esim. verkkosivut, sosiaalinen media, esitteet, mainokset). Kuvien käyttö tapahtuu aina henkilön nimenomaisella kirjallisella suostumuksella. Suostumus pyydetään erikseen kutakin kuvaa ja käyttötarkoitusta varten, eikä kuvia käytetä ilman lupaa. Suostumuksen voi perua milloin tahansa ottamalla yhteyttä yritykseen.

Seurana Oy voi käyttää asiakkaan etunimeä, ikää, paikkakuntaa sekä kuvia markkinointiyhteistyötilanteissa, joissa toinen yritys tai julkisen sektorin organisaatio (kunta) ostaa palvelua asiakkaalle. Tällaisia tietoja voidaan hyödyntää esimerkiksi yhteisissä kampanjoissa, esitteissä, verkkomateriaaleissa tai somejulkaisussa, jotka esittelevät palvelua ja yhteistyön vaikutuksia asiakkaan arkeen. Henkilötietojen käyttö perustuu aina asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa antamaan kirjalliseen suostumukseen. Suostumus rajataan koskemaan vain kyseistä yhteistyökampanjaa tai -tilannetta ja sen määriteltyjä julkaisutapoja. Asiakkaalla on oikeus perua suostumuksensa milloin tahansa.

Asiakkaaseen liittyviä henkilötietoja keräämme ensisijaisesti asiakkaalta itseltään palvelun oston tai arvontaan osallistumisen yhteydessä, internetpalvelun ajanvarauksen tai asiakaspalvelutapahtuman yhteydessä sekä muutoin suoraan asiakkaalta.

Henkilötietojen käsittelijämme

Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan henkilöillä, joilla on työnsä tai toimensa puolesta peruste päästä käsiksi tietoihin. Kaikkia työntekijöitämme velvoittaa asianmukainen salassapitosopimus.
Kumppanimme, jotka käsittelevät henkilötietoja meidän lukuumme, ovat työntekijöineen vastaavien salassapitosopimusten velvoittamia. Kumppaniemme valintaan kuuluu tarkka tietosuoja-arviointi. Kolmas osapuoli sitoutuu aina tietosuojalainsäädännössä (GDPR:ssä) edellytettyihin asianmukaisiin suojatoimiin. Sovimme käsittelystä kirjallisesti kunkin yhteistyökumppanimme kanssa.

Kumppaneitamme ovat:

• henkilötietojen käsittelyyn käytettävä kotihoidon palveluihin erikoistunut Nursebuddy-ohjelmisto, jolla hallinnoimme kaikkia asiakkaiden ja Seuralaisten tietoja. Ohjelmiston tuottajilla on näin ollen pääsy myös palvelusetelipalvelun kautta kerättyihin asiakastietoihin, jotka syötämme Nursebuddy-palveluun, mutta heillä ei ole valtuuksia käsitellä tietoja muuten kuin ohjelmiston virhe-, ylläpito- ja päivitystilanteissa.
• ohjelmistokumppani J&Co Digital, joka on kehittänyt järjestelmän Seuralaisten työhakemusten keräämiseen ja hallinnointiin. Heillä ei ole valtuuksia käsitellä tietoja muuten kuin ohjelmiston virhe-, ylläpito- ja päivitystilanteissa.

Emme luovuta palveluumme tallennettua asiakirjasisältöä tai niihin liittyviä henkilötietoja ulkopuolisille kuin lain vaatiessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietoon liittyvä automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme tee henkilötietoihin perustuvia automaattisia päätöksiä, tai profiloi asiakkaitamme henkilötietojen perusteella.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietojen säilytysaika vastaa sopimuksen kestoa. Sopimuksen päättymisen jälkeen säilytämme henkilötietoja yhden (1) vuoden mahdollisten epäselvien tilanteiden varalta. Arvontojen kautta tulleita henkilötietoja säilytämme yhden (1) vuoden.

Rekisterin suojaus

Henkilötietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on työnsä tai toimensa puolesta oikeus päästä kyseisiin tietoihin. Henkilötietojen käsittely on luottamuksellista, mikä varmistetaan salassapitosopimuksilla. Kullakin käsittelijällä on oma käyttäjätunnus ja salasana tietokantoihin, joten käsittelijät pystytään jatkuvasti tunnistamaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus tarkastaa ja saada tiedot

Rekisteröidyllä on henkilötietolain säätämiä poikkeuksia lukuun ottamatta oikeus tarkistaa henkilörekisteriin itsestään talletetut tiedot. Kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu tai muuten vastaavalla tavalla varmennettu tarkastuspyyntö toimitetaan rekisterinpitäjälle osoitteella Seurana Oy, Mirka Saarinen, Heikkiläntie 7A, 00210 Helsinki.

Oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukaisesti oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu tai muuten vastaavalla tavalla varmennettu korjauspyyntö toimitetaan rekisterinpitäjälle osoitteella Seurana Oy, Mirka Saarinen, Heikkiläntie 7A, 00210 Helsinki. Korjausta koskevassa pyynnössä on yksilöitävä vaadittavat korjaukset sekä niiden perusteet.

Poisto-oikeus

Poistamme pyynnöstä kaikki henkilötiedot asiakasrekisteristämme, ellei meillä ole oikeudellista erityisperustetta säilyttää tietoja (esim. maksamattomat laskut).

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Jokaisen suoramarkkinointisähköpostimme lopussa on painike, jolla voi poistua suoramarkkinointilistaltamme.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietoja koskevat valitukset valvontaviranomaisen ratkaistavaksi, mikäli henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutettu.

Lisätiedot

Annamme mielellämme lisätietoja tietojenkäsittelystämme ja tietosuojaan liittyvistä oikeuksistasi.

Tarkempiin kysymyksiin vastaa:

Mirka Saarinen
mirka.saarinen@seurana.fi
Seurana Oy